導入インタビュー 日本ハム株式会社様 3/3

2.会議出席者にとっての導入効果

会議のスマート化

― 導入効果2-1.「会議のスマート化」とは?

毎回、会議の席上にどっさり紙が置かれていることは、出席者にとって視覚的に重圧感があります。経営会議の準備中に、ある役員と「今日も、資料が多いねぇ」「そうですねぇ」と互いにため息をついて会話したこともあります。

しかし、『モバイル会議』を導入してからは、経営会議の席上は、iPadとアジェンダ兼メモ用紙が1枚~2枚あるだけという、非常にスッキリした見た目に変わりました。

『モバイル会議』を最初に会議で使ったときは、出席者から、「何もないね!」、「スッキリだね!」と驚きの声が上がりました。

資料の見やすさ向上

― 導入効果2-2.「会議資料の文字拡大が可能」とは?

会議では細かい数値や文字も多く、紙資料だと読みにくい場合がありました。

しかしiPadの『モバイル会議』ならば、指で画面を触って文字を拡大すること(ピンチアウト)が簡単に行えます。また、色の再現力も高いため、グラフはもちろん、商品や建物の写真などもきれいに見やすくなり、目の疲れなどが軽減されました。

資料の読み込み支援

― 導入効果2-3.「会議資料の読み込み支援」とは?

会議の質を向上させるために、最も重要なことは、出席者に「議案の内容を理解してもらうこと」です。

会議資料をデジタル化したことで出席者に、会議までに、資料を配信することが可能になりました。

3.事務局の準備・運営に関する導入効果

会議準備の作業負荷の軽減

― 導入効果3-1.「作業負荷の軽減と業務効率化」とは?

経営会議は、月間8~9回、つまり年間100回以上開催されます。以前は、会議資料の確認や印刷には多くの時間と手間がかかっていました。

今回、『モバイル会議』の導入により、印刷時間だけでも、一会議当たり4時間、年間では通算400時間という膨大な時間が削減され、業務効率化を図ることができました。

資料の緊急追加が可能に

― 導入効果3-2.「会議直前や会議中でも、資料の追加や差し替えが可能に」とは?

経営会議の前日には、経営企画部が出席者全員の会議資料を印刷して準備していました。作業イメージは、夕方4時から夜8時まで複合機を回しっぱなしで、とにかく印刷するという感じでした。

この会議資料の準備の時に困るのが、「印刷が終わってから資料の差し替え依頼が入ること」でした。

つまり、資料の大部分を印刷し終わった段階で、資料作成者より「資料の中に数字の間違いが見つかったので、そのページだけ修正版と差し替えて欲しい」と依頼が入るわけです。

この段階で差し替え依頼が入るのは、正直、気落ちしますが、やらないわけにはいきません。刷り上げた資料に対し、根気よく差し替えを行っていました。

しかし『モバイル会議』においては、サーバ上の資料ファイルを差し替えるだけで、会議用iPad端末のすべての資料ファイルが自動的に更新されるため、このような苦労はなくなりました。

更に、資料がデジタル化されたことにより、会議直前だけでなく、場合によっては会議の「途中」であっても、資料を追加することが可能になりました。

ある経営会議では、会議の途中で、半年前の資料が参照用として必要になることが分かったので、ただちに『モバイル会議』のサーバ内に資料を追加することで、参加者がiPadですぐに閲覧できました。

室外待機者への連絡効率の向上

― 導入効果3-3.「会議室外で待機している説明者への連絡効率の向上」とは?

経営会議では必要に応じて会議出席者に代わって、社員が説明することもあり、自分の出番が来るまで会議室の外で待機します。

紙の資料を使っていた当時は、会議室の外では会議の進行状況が掴みにくく、説明者の入室タイミングを見計るのに苦労していました。

しかし現在は、説明者は『モバイル会議』の「同期」の機能によって会議室の外でも会議の進行状況をリアルタイムで認識することができます。

細かいことですが、これも便利になった点です。『モバイル会議』の導入で、会議の準備だけでなく運営や進行もスムーズになりました。

今後の期待

― NRIネットコムへの今後の期待をお聞かせください。

経営企画部 田澤信之 氏 経営企画部 田澤信之 氏

日本ハムでは『モバイル会議』の導入により、経営会議の活性化、効率化、スマート化を実現することができました。正直なところ今更、紙資料には戻れません。良いシステムをご提供いただき、感謝しています。
ハム・ソーセージの製造から始まったニッポンハムグループの事業は、今では食肉をはじめ、加工食品、水産物、乳製品など多岐にわたり、世界17の国と地域に展開している。また、2014年4月1日より、グループブランドを変更。新しいグループブランドを通じて、ニッポンハムグループの想いや、提供する商品・サービスを幅広く知っていただき、みなさまから選ばれる会社となることを目指している。

■参考情報:『モバイル会議』の活用概況

項目 内容 備考
『モバイル会議』の用途 会議での資料閲覧 50ライセンスを導入
使用デバイス iPad 46台(大阪18台、東京28台)
iPadの保管場所 経営会議室に「据え置き常備」 会議専用iPad。外部持ち出しは原則不可。会議室内に充電設備もあり。
日本ハム様
『モバイル会議』を
使用する会議
◎取締役会、◎経営戦略会議
◎ガバナンス会議、◎投融資会議
◎本部長会議
全会議あわせて月8~9回、開催。
会議の開催場所
  • 大阪本社、東京支社
  • 大阪・東京で同時
大阪・東京同時開催の場合はテレビ会議を使用。(大阪・東京間は会議用の専用線で接続)
各iPad端末への
資料展開
自動 各種資料は、『モバイル会議』サーバにアップロードすれば、各iPad端末に展開される。
iPad端末への
資料保管
不可(ログアウト後、iPadに資料は残らない) 会議資料は、会議終了後にDBにより出席者に配信される。
『モバイル会議』の
管理部門
経営企画部内
ガバナンスチーム(5名)
同チームが経営会議全般の事務局を担当。その業務の一環として、『モバイル会議』やiPadも管理。(※サーバなどITシステムの管理は情報システム部門が行う)
導入時期 2012年10月

日本ハム株式会社のホームページ ※取材時期 2014年9月

日本ハム株式会社について

ニッポンハム
シャウエッセン

日本を代表する食品会社の一つ。連結売上高約1兆1220億円(2014年3月期)。食肉加工業界では、日本国内で第1位。世界でも第5位。さらに、牛・豚・鶏の3畜種すべてにおいて生産飼育/処理加工/物流/販売まで一貫して展開する「バーティカル・インテグレーション(垂直統合)」のしくみをもっているのは、日本では唯一ニッポンハムグループのみであり、世界でも数少ない企業のうちの一つ。

ハム・ソーセージの製造から始まったニッポンハムグループの事業は、今では食肉をはじめ、加工食品、水産物、乳製品など多岐にわたり、世界17の国と地域に展開している。また、2014年4月1日より、グループブランドを変更。新しいグループブランドを通じて、ニッポンハムグループの想いや、提供する商品・サービスを幅広く知っていただき、みなさまから選ばれる会社となることを目指している。

ダウンロード

日本ハム株式会社 モバイル会議 導入事例

お問い合わせ

当社のサービス・製品に関するご相談やご質問、お見積りのご依頼など、こちらからお問い合わせください。