導入インタビュー 日本ハム株式会社様 2/3

日本ハム株式会社様 会議室

『モバイル会議』の導入効果

― 『モバイル会議』導入により、会議運営で「良くなった点」、「変化した点」について教えてください。

日本ハムの経営会議において、『モバイル会議』を使い始めたことによる導入効果は、次のとおりです。

  1. 全体的な導入効果
    1. 「会議のペーパーレス化によるコスト削減と環境負荷低減」
    2. 「会議終了後に資料を社内周知する際の効率向上」
    3. 「会議終了後に資料を社内周知する際のセキュリティ向上」
    4. 「出席者および各部門スタッフの会議資料保管の効率化」
    5. 「会議資料の読み進めの利便性向上」
  2. 会議出席者にとっての導入効果
    1. 「会議のスマート化」
    2. 「会議資料の文字拡大が可能」
    3. 「会議資料の読み込み支援」
  3. 事務局の準備・運営に関する導入効果
    1. 「作業負荷の軽減と業務効率化」
    2. 「会議直前や会議中でも、資料の追加や差し替えが可能」
    3. 「会議室外で待機している説明者への連絡効率の向上」

1.全体的な導入効果

ペーパーレス化による大幅コスト削減

― 順番にお聞きします。導入効果1-1.「会議のペーパーレス化によるコスト削減と環境負荷低減」とは?

経営企画部 金子由樹 氏 経営企画部 金子由樹 氏

以前の会議資料は、一回当たり通常20~30ページ、多いときは50ページに及んでいました。

会議の出席者が10人~20人、多いときは30人なので、一回当たり200ページ~最大1,500ページの資料が発生することになります。

会議は、月間8~9回、年間100回以上開催されます。概算すれば一ヶ月あたり約6,000枚、年間では約72,000枚の紙が消費されることになります。

いくら重要な経営会議とはいえ、ここまで大量に紙を消費することは、「コスト」と「環境」の両面で良いことではありません。

しかし『モバイル会議』を導入して会議をペーパーレス化したことにより、陥っていたこの「もったいない状態」から抜け出すことができました。

資料の社内周知の効率向上

― 導入効果1-2.「会議終了後に資料を社内周知する際の効率向上」とは?

経営会議の資料には会議の終了後に、社内に周知すべきものがあります。

会議資料を紙に印刷し配布していた当時は、各役員の部門スタッフが、該当する資料を抜き出してスキャニングし、各々の部門に展開していました。

この作業では、紙データを抜き出してスキャニングしている部分の作業が無駄です。また、会議出席者が10人いれば、10箇所で、同じスキャニングが生じていることになります。この作業重複も無駄と感じていました。

しかし、『モバイル会議』を導入してからは、資料はデジタル化して取り扱うため、こうした業務の無駄は解消されました。

資料共有のセキュリティ向上

― 導入効果1-3.「会議終了後に資料を社内周知する際のセキュリティ向上」とは?

会議資料を紙に印刷していた当時は、会議後の資料保管状況を把握することに困難がありました。たとえば、机の上に置いてある紙の資料を、その後、誰がどこに持っていき、どう使うのかを把握しづらいという難点がありました。

しかし『モバイル会議』を導入してからは、会議資料がデジタル化されたため、データベースのアクセス権限機能に応じて、適切な情報を適切な範囲で社内に周知させることが可能になっています。

資料保管の改善

― 導入効果1-4.「出席者および各部門スタッフの会議資料保管の効率化」とは?

かつては経営会議の資料は役員が各自で保管していましたが、毎回20ページ~50ページに及ぶ紙資料を保管していると、いずれ保管スペースが足りなくなります。

しかし、『モバイル会議』を導入して会議資料をデジタル化して保管するようになってからは、保管スペースの問題は解消されました。

資料の位置指定の簡略化

― 導入効果1-5.「会議資料の読み進めの利便性向上」とは?

経営企画部 林敏彦 氏 経営企画部 林敏彦 氏

紙の資料の頃は、ワードの資料、パワーポイントの資料、エクセルの資料等、複数の資料が混在していました。

このため、「まずお手元のワードの資料の7ページをご覧ください」、「次にパワーポイントの資料の6ページをご覧ください」というように、報告者の説明が複数の資料にまたがっていました。この場合、会議出席者は、指定された位置に到達するのが大変です。

しかし、『モバイル会議』では資料が1つのファイルに統一されているので、参照すべきページの指定が、「24ページをご覧ください」、「次は25ページをご覧ください」というようにシンプルになります。会議出席者にとって、資料の読み進めが簡単になりました。

日本ハム株式会社について

ニッポンハム
シャウエッセン

日本を代表する食品会社の一つ。連結売上高約1兆1220億円(2014年3月期)。食肉加工業界では、日本国内で第1位。世界でも第5位。さらに、牛・豚・鶏の3畜種すべてにおいて生産飼育/処理加工/物流/販売まで一貫して展開する「バーティカル・インテグレーション(垂直統合)」のしくみをもっているのは、日本では唯一ニッポンハムグループのみであり、世界でも数少ない企業のうちの一つ。

ハム・ソーセージの製造から始まったニッポンハムグループの事業は、今では食肉をはじめ、加工食品、水産物、乳製品など多岐にわたり、世界17の国と地域に展開している。また、2014年4月1日より、グループブランドを変更。新しいグループブランドを通じて、ニッポンハムグループの想いや、提供する商品・サービスを幅広く知っていただき、みなさまから選ばれる会社となることを目指している。

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