導入インタビュー 日本ハム株式会社様 1/3

日本ハムは、『モバイル会議』を使って、取締役会など経営会議を活性化、効率化、スマート化しています

日本ハム株式会社 執行役員 経営企画部長 髙松肇 氏、経営企画部 田澤信之 氏、林敏彦 氏、金子由樹 氏、IT戦略部 田口稔 氏に『モバイル会議』を導入した経緯とその導入効果について詳しく聞きました。

『モバイル会議』導入の背景と経緯

― 『モバイル会議』を導入した背景について教えてください。

事業領域の広がりとともに、迅速かつ的確な経営判断と、取締役会をはじめ各種経営会議(以下経営会議)での決定事項を、現場へ速やかに伝達することを重要な課題ととらえ、経営会議の資料運用の改善を検討し、2012年に『モバイル会議』を導入しました。

― 課題解決のために『モバイル会議』を選定した経緯を教えてください。

具体的には、事業領域の拡大に伴いそのビジネス展開も多岐に渡っているため、経営会議では常に迅速な経営判断を下し、そこで決定した内容は関連部署に速やかに伝達しなくてはなりません。そのため、課題である「経営会議の資料運用」を改善すべく、「ペーパーレスを可能にする機器またはソフトウエア」という視点で、経営会議支援ツールの候補をいくつか選定しました。候補となったのは『モバイル会議』の他3製品。具体的には「Web会議システム」、「iPadとパソコンを併用可能な会議システム」、「様々なバリエーションの資料共有が可能なツール」などです。

導入製品に求めた要件

― 候補製品を比較検討したときの基準(比べるときの目のつけどころ)を教えてください。

各種製品を比較した際に求めた要件は次のとおりです。

  1. 「セキュリティがしっかりしていること」
  2. 「機能が最小限で操作が簡単、経営会議の事務局作業も一貫して行えること」
  3. 「動作が安定していること」
  4. 「会議後の資料閲覧や周知がスムーズに行えること」

セキュリティの観点

― 順番にお聞きします。要件1.「セキュリティがしっかりしていること」とは?

経営会議で扱われる資料には機密情報が含まれています。その情報が、セキュアに保管・管理できること、また閲覧・配布についても、社内で定めたアクセス権限に準ずる形で実施できることを、新システムに対する要件として求めました。

『モバイル会議』は、サーバで会議資料を一元管理することができる点、またログアウトと同時にiPad端末から資料データを自動消去できる点などを高く評価しました。

シンプル重視

― 要件2.「機能が最小限で操作が簡単、経営会議の事務局作業も一貫して行えること」とは?

経営会議出席者のITリテラシーは一様ではありません。あまりに操作が複雑なシステムは、経営会議の支援ツールとして不適切です。

理想は、「導入したその日から、特別なマニュアルなしでも、触っていれば自然に使えてしまう、直感的で機能がシンプルなツール」だと考えました。

今回『モバイル会議』以外に候補となった製品は、iPadとパソコンの両方で使えたり、Web会議もできたり、その他、資料共有のバリエーションも沢山あるなど機能が非常に豊富なものもありました。しかし、機能が豊富であることは「多彩な使い方ができる」というメリットの一方で、「操作、運用が複雑」などのデメリットを伴います。

その点『モバイル会議』は、iPadを利用した会議資料を共有するための製品です。iPadは画面に直接触れて操作できるので、パソコンを利用する製品に比べて直感的な操作性に優れていると感じました。

更に、iPadは保管スペースも少なく充電もしやすいなど取り扱いが容易なため、事務局による管理と準備の手間も含めて検討した結果、iPadを利用する製品を採用することになりました。

また、経営会議の事務局は、年間100回以上にわたり「事前準備→会議→事後対応」という一連の作業を繰り返し続けます。

事務局の作業に関しても、会議が一貫したやり方でルーチン化できるかどうか、既存システムとの整合性や会議後の活用がしやすいシステムかどうか、という視点で各種製品を比較したとき、会議ファイルの差し込みが簡単に行え、既存システムとの連携が容易であり、使い勝手が一番良く、運用が最もイメージしやすかったのは、機能がシンプルである『モバイル会議』でした。

動作の安定

― 要件3.「動作が安定していること」とは?

会議で使用するシステムは必ず安定動作しなければいけません。動作が不安定であると、会議の進行に支障を来すからです。経営会議において、絶対にそれは許されないことです。

『モバイル会議』は2012年より活用していますが、システムトラブルは一度も起きていません。

ソフトウエアそのものが優秀であるということの他に、設計思想がシンプルなので、そもそも誤作動が生じにくいのだろうと推測しています。

資料の閲覧、周知

― 要件4.「会議後の活用(閲覧・周知)がスムーズに行えること」とは?

会議資料が紙である場合、会議後の資料の保管、配布などは、「物理的に紙を保管、配布する」か、あるいは「資料(紙)をスキャニングの上、デジタル化して配信する」ことになります。この場合、「保管スペースの確保」、「スキャニングの手間」などの問題が生じます。『モバイル会議』により会議資料をデジタル化することで、これらの問題が解決できることを期待しました。

『モバイル会議』導入に際しての「懸念」

― 要件を満たす一方で、『モバイル会議』を導入する前に「懸念」などはありましたか。

『モバイル会議』の会議での実際の使用に先立ち、念入りに試用、検証を重ねました。

それでも、実際の会議で「本当に安定動作するのか」、「出席者全員が、本当に迷わず操作できるのか」という点については「やってみないと分からない」というのが正直なところでした。

そこで、経営会議への導入1回目と2回目の時には、出席者全員の後ろに1人ずつ社員が待機しました。不測の事態に備え、資料は『モバイル会議』デジタル資料と、印刷した紙資料の両方を用意しましたが、システムトラブルもなく会議を終了できました。

また、実際に使用する役員へは、事前に使い方を説明しました。中には抵抗感をもつ役員もいましたが、今ではみんな、利便性を感じています。

日本ハム株式会社について

ニッポンハム
シャウエッセン

日本を代表する食品会社の一つ。連結売上高約1兆1220億円(2014年3月期)。食肉加工業界では、日本国内で第1位。世界でも第5位。さらに、牛・豚・鶏の3畜種すべてにおいて生産飼育/処理加工/物流/販売まで一貫して展開する「バーティカル・インテグレーション(垂直統合)」のしくみをもっているのは、日本では唯一ニッポンハムグループのみであり、世界でも数少ない企業のうちの一つ。

ハム・ソーセージの製造から始まったニッポンハムグループの事業は、今では食肉をはじめ、加工食品、水産物、乳製品など多岐にわたり、世界17の国と地域に展開している。また、2014年4月1日より、グループブランドを変更。新しいグループブランドを通じて、ニッポンハムグループの想いや、提供する商品・サービスを幅広く知っていただき、みなさまから選ばれる会社となることを目指している。

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