導入インタビュー かながわ信用金庫様 2/3

かながわ信用金庫様 会議室

導入の効果

― 『モバイル会議』の導入による効果について教えてください。

大きく分けて5点ほどあります。

  1. 会議のクオリティ向上
  2. 事務局による会議準備作業の大幅な省力化と効率化
  3. 情報セキュリティの強化
  4. 大量の機密書類の保管と廃棄作業からの解放
  5. 環境への配慮とコスト削減

「議論すべきことが明確」な会議で集中力が向上

― 導入効果1.「会議のクオリティ向上」について教えてください。

『モバイル会議』と紙の資料の一番の違いは「全員が一緒に同じ部分を見る」ことです。数百ページにもわたる紙の資料ですと、発言者がどのページのどの部分について説明をしているのか、参加者はわかりにくく、参照すべき部分を示すことに時間を取られ、話が中断してしまうこともありました。

しかし今は、同期機能やポインター機能を活用し、画面上の参照すべきデータや文章を指示すことができます。この「参照すべき部分を統一する」ことで、「議論すべきことが明確な会議」になりました。

また、資料に必要不可欠な図表やグラフをiPadに表示することで、必要に応じて拡大表示することも可能になり、印刷資料と比べると格段に見やすく、内容を容易に把握できるようになりました。

資料の準備は1名で完結

― 導入効果2.「事務局による会議準備作業の大幅な省力化と効率化」について、準備作業の省力化とは具体的にどのような変化がありましたか。

総務部 部長 杵渕哲也 氏 総務部 部長 杵渕哲也 氏

1会議につき数百ページにも及ぶ資料を参加人数分用意するため、以前は各部門が提出する膨大な量の資料を集約し、議題の順番を整理して、人数分の資料を印刷するという作業に総務部メンバー3名〜4名で対応していました。

しかし現在は、会議の準備を総務部長である私(杵渕)一人で完結することができます。もちろん資料の量は当時と変わっていません。以前と比較するとずいぶん省力化になったと実感しています。

― 効率化という観点ではどのような変化がありましたか。

会議資料は、各部の担当者が作成した資料を事務局が取りまとめて準備をします。

導入前は、すべての資料が揃わないと印刷することができませんでした。議題数が多い場合には、資料が届くのが遅れることもあり、「印刷が間に合うかな」という不安や焦りもありました。

しかし導入後は、各部の資料を届いたものから順次『モバイル会議』サーバーに保管すればよいので、効率良く準備ができるようになりました。

― 資料の変更対応について変わったことはありましたか。

議題によっては資料の差し替えが発生することがあります。紙の資料の頃は資料の変更に伴い、目次の差し替えや議題の順番の再整理が必要でした。さらに、印刷が完了している場合には、改めて印刷する必要がありますので環境配慮の観点からも良いとは言えない状況でした。また、直前の変更は、印刷が間に合わずページ番号の不一致などが発生することもありました。

導入後は、該当するファイルを差し替えるだけで、予め決まった順番にソートされるため、作業が格段に軽減されました。

安全かつ適正な機密情報管理による情報セキュリティの強化と保管スペースの削減

― 導入効果3.「情報セキュリティの強化」について教えてください。

以前は、会議資料の準備は、職員の手を借りざるを得ませんでした。資料には機密情報や一般職員に公開する以前の情報が含まれるため、職員の目に触れてしまうことは好ましいことではありません。

しかし、『モバイル会議』によって人為的な作業軽減が実現し、私(杵渕)一人で業務を完結できるようになりました。また、システムへのアクセス権限も限定していますので、会議資料の一連の取扱いにおいて、情報セキュリティが強化されたと実感しています。

― 導入効果4.「大量の機密書類の保管と廃棄作業からの解放」について、役員の皆様は配布された大量の機密書類をどのように保管していましたか。

各々によって保管方法は異なりますが、配布された大量の資料は、会議が終わると各部の担当者が自席へ持ち帰っていました。会議資料には機密情報が含まれていますので、安易に処分することはできません。

私(下境)の場合は、施錠可能な場所に一定期間保管をし、検討が終了した議案であることを確認して、きちんと精査してから、慎重に廃棄していました。正直申しまして、会議の度に配布される資料が数百枚となると、保管スペースの確保がたいへんでした。

現在は、事務局がデータを管理し、引き続き検討すべき事案は、必要に応じて総務部より担当役員にデータを公開しています。セキュリティの観点から、あえて全員での共有はしていません。

各自が資料を保管することから解放され、保管スペースが大幅に削減されました。加えて、機密書類の処分という点でも情報セキュリティが向上されたと実感しています。

かながわ信用金庫について

かながわ信用金庫

かながわ信用金庫は横須賀市に本店を置き、神奈川県内に47店舗を展開する信用金庫。適正な利益を計上できる財務力と組織力、それらを支える人材力を持つ「強さ」と地域の皆さまとより強い信頼関係を構築し、皆さまからさまざまな相談を受け、それを解決する「よろず相談承り」信用金庫として、地域の皆さまから頼りにされる「やさしさ」を兼ね備えた『「強くてやさしい」信用金庫』を経営目標に、地域の皆様のお役に立つ信用金庫を目指している。1951年設立。2014年三浦藤沢信用金庫から現在の名称に変更。常勤役職員数748名(2015年3月31日現在)

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