導入インタビュー 株式会社AIRDO様 2/2

導入・管理する立場から見た導入効果

企画部 副部長 兼 ITグループリーダー 西宮忍 氏 企画部 副部長 兼 ITグループリーダー 西宮忍 氏

(西宮様):第一に「コスト削減および環境寄与の向上」というメリットが挙げられます。

かつては主要会議で使う紙の消費量は年間で2万枚を超えていましたが『モバイル会議』を導入し、ペーパーレスを実現してからは紙の使用量を低減(ゼロ化)できました。

第二に「会議資料の一部差し替えが会議直前でも可能になった」ことも運用上のメリットといえます。

会議資料は「直前になっての差し替え」が頻繁に生じます。紙の会議資料の場合、一部差し替えには多大な手間がかかります。しかし現在は『モバイル会議』により会議資料がデジタル化されサーバで一元管理されているので会議のほぼ直前まで資料の差し替えが可能です。

iPadと『モバイル会議』の導入を通じて「ペーパーレスによる費用の低減」、「資料の準備に要する人的な手間の軽減」、「ワークスタイルの変革」などの効果を得ることができました。

製品導入時に求めた要件

― 導入にあたり他社製品との比較はしていますか。

(西宮様):はい、しています。『モバイル会議』の他には、資料データをシステム内に保管する「書庫ソフトウエア」のような製品が候補に挙がりました。

この2製品を比較した際の条件(比べるときの目のつけどころ)は次のとおりです。

  • 条件1. 「導入の負担が低いこと」
    エア・ドゥは社員数1,000人に対しIT関連業務を少人数で対応しているため、保守、運用、教育の負担が少ない製品、簡単に導入できて誰もすぐに使えるシンプルで手離れの良い製品が望ましいと考えました。
  • 条件2. 「セキュリティが十分であること」
    取締役会など主要会議の資料を取り扱うことになるのでセキュリティ機能が十分であることは必須要件でした。『モバイル会議』は会議資料はサーバで一元管理が可能であり、かつ会議終了後(ログアウト後)にはiPad端末に資料データが残らないため、セキュリティ機能は十分に備わっていました。
  • 条件3. 「製品コンセプトがファシリテーション志向であること」
    会議資料の保存だけを目的とせず、「会議の進行を効率化する」、「議論の質を向上させる」というファシリテーション志向の視点があることを求めました。
  • 条件4. 「十分な導入実績と手頃な価格」
    各企業での導入実績が十分にあり、かつ価格に競争力があることを求めました。

以上の条件で2製品を比較したところ『モバイル会議』の方がエア・ドゥが求める要件をより良く満たしていたので採用することに決めました。2013年1月のことです。

社内からの反対論?

― 会議をペーパーレス化する製品を導入するにあたり社内から反対論はありましたか。

(西宮様):反対論というわけではありませんが、ある部門から「自分たちが使っている資料をそのままの形で『モバイル会議』に展開できますか?」という質問がありました。

この部門ではたいへん細かい数値を扱い、エクセルで会議資料をまとめて報告していました。それら図表がiPadに展開できるのかどうか疑問に思ったようです。

― その質問にはどう答えたのでしょうか。

「その資料をiPadに展開することは困難です。資料制作をエクセルからパワーポイントに切り替えるなどして制作形態を変える方が良いと思います」と回答しました。

それからその部門はしばらくの間「一部は紙。一部は『モバイル会議』」という方式で会議を行っていましたが、現在はほぼ全ての資料を『モバイル会議』を使って会議を行うようになりました。

このことから分かるように「現状の資料を引き続き使えるか」という質問は、不満の表明ではなく単なる事実確認なので、過剰に恐れる必要はありません。そのような質問をしてくるのは会議に対して真剣に取り組んでいる証拠だからです。

きちんと情理を尽くして丁寧に回答することで理解は得られます。結果的に、その部門は『モバイル会議』を最もよく使いこなすヘビーユーザーになってくれました。

導入前の不安?

― その他、導入前に懸念はあったでしょうか。

(西宮様):IT部門としては「紙をやめてデジタルに移行する」ということで、導入当初には「使い方の問合せが殺到するのではないか」、「立ち上がり時期は会議全てに同席が必要になるのではないか」など、それなりに苦労があるのだろうと予想していました。

しかし実際には、操作が直感的に行えるため、事前に短時間の説明会を開いただけで、あとは問合せもほとんどなく、各部門とも主体的に『モバイル会議』を使いこなしています。導入前の心配は杞憂に終わりました。

先輩ユーザーからのアドバイス

― 現在『モバイル会議』の導入を考えている企業に向けて、先輩ユーザーとしてのアドバイスなどあればお聞かせください。

(浦澤様):会議資料はデジタルデータで運用する方がコスト、セキュリティ、議論の質の向上など全ての面で紙よりも優れていると思います。私はこれまで「紙の資料に戻りたい」と感じたことはありません。

(西宮様):『モバイル会議』を導入する立場のIT部門の皆様は「本当に紙をやめて大丈夫だろうか」、「混乱が生じないだろうか」という懸念を持つかもしれませんが、私の経験ではそれは取り越し苦労でした。

『モバイル会議』はiPad上で使える製品、指で操作できる製品なので導入も活用も特に難しくはありません。あまりあれこれ心配する必要はないと思います。

今後の期待

― NRIネットコムへの今後の期待をお聞かせください。

今回、iPadと『モバイル会議』の導入により会議運営の効率化とワークスタイルの改革を実現できました。エア・ドゥは今後ともお客様に選ばれる航空会社を目指して一層の業務改革を推進していきます。NRIネットコムには優れた製品と手厚いサポートを通じてエア・ドゥの業務改革の取り組みを後方支援いただくことを希望します。今後ともよろしくお願いします。

■参考情報:『モバイル会議』の活用概況
項目 内容 備考
『モバイル会議』の用途 会議での資料閲覧 30ライセンスを導入
使用デバイス iPad(300台) – パイロット向け:220台
– 経営層、部長、各部門向け:80台
iPadの保管場所 社員、部門各自が保管 外部持ち出し可。
『モバイル会議』を
使用する会議
◎取締役会、◎経営戦略会議
◎部長会議、◎安全推進委員会
◎CS推進委員会、◎本社部門、運送部門、技術部門による本部会
全会議あわせて月15回程度(年間180回程度)を開催。
各iPad端末への
資料展開

各種資料は、『モバイル会議』サーバにアップロードすれば、各iPad端末から閲覧可能になる。
iPad端末への
資料保管
不可 ログアウト後、iPad端末に資料は残らない。
導入時期 2013年1月

株式会社AIRDOのホームページ ※取材時期 2014年10月

株式会社AIRDOについて

AIRDO
AIRDO

株式会社AIRDO(以下 エア・ドゥ)は、北海道札幌市に本社を置く航空会社。社名のドゥは北海道の道と英語のDOを掛けたもの。社名のとおり北海道と日本各地を結ぶ国内便が事業の中心で「北海道をもっと身近にする“№1エアライン”」を目指しています。2014年には累計の搭乗者数が2,000万人を突破。同年11月には札幌と台北を結ぶ国際チャーター便を就航するなど成長を続けています。設立平成8年。従業員数916名。年商495億円(平成26年4月1日現在)。

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